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Comment motiver vos équipes à distance ?

1 employé sur 4 reconnaît que sa motivation au travail s'est dégradée. En cause ? Une détresse psychologique engendrée par de nouvelles méthodes de travail à distance souvent mal gérées. Entre les visioconférences qui s’enchaînent, le sentiment de devoir rester collé à son écran pour répondre à toute notification qui se présente immédiatement… le confinement a créé un stress très important pour de nombreux salariés. Il est nécessaire pour les entreprises d’en prendre conscience et de mettre en place des solutions pour améliorer cette qualité de vie au travail qui a pris une toute autre dimension.

Comment garder le lien avec ses équipes sans les harceler ? Comment éviter le surmenage, mettre en place une routine qui assure l’épanouissement professionnel comme personnel. Comment traverser cette période sereinement et motiver vos équipes à distance ?

Nous sommes allés nous renseigner auprès de Yousign, MakeMeReach, Comet, Playplay et BAM, 5 structures qui ont dû s’adapter au full remote dès le début du confinement, et qui ont mis en place un certain nombre de mesures pour aider leurs salariés à garder le moral.

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S'assurer que chacun est dans de bonnes conditions de confinement

Les conditions de travail ont un impact majeur sur la santé psychologique des salariés. L'une des priorités est donc s'assurer que chaque collaborateurs se trouve dans de bonnes conditions de confinement. De bonnes conditions matérielles d'abord : MakeMeReach assure avoir « veillé à ce que tout le monde ait du matériel et une connexion adéquate ». De son côté Yousign a décidé de maintenir ses onboarding à distance, dans ce cas, il s'agit de s'assurer que le matériel adéquat a été transmis à la nouvelle recrue et que son accueil peut être réalisé dans les meilleures conditions à distance.

Outre le matériel, il est essentiel de s'assurer que chaque employé, pris individuellement, se trouve dans de bonnes conditions mentales. En télétravail, le surmenage est un risque avéré. Si 7 salariés sur 10 considèrent que leur entreprise fait son maximum pour aider les salariés, ils dénoncent également une absence de soutien sur le plan psychologique. Les personnes confinées avec un enfant notamment, chargées d'assurer la continuité pédagogique, vivent une détresse élevée plus importante que les autres.

Chaque personne doit être écoutée afin de proposer des solutions adaptées à son cas. Yousign a par exemple mis en place un "Happiness Index spécial COVID-19" ainsi que des call individuels pour comprendre les conditions de confinements de chacun et mettre en place des éléments adaptés à leur situations.

Pour maintenir le moral, certaines entreprises ont décidé d'envoyer quelques cadeaux à leurs employés. Chez MakeMeReach un "colis de Pâques de chez Jadis et Gourmande". Chez Yousign des "cadeaux boost de moral" (dont le contenu doit encore rester secret). C'est un bon moyen de garder un lien tangible avec des équipes éparpillées.

Re-créer l'échange pour garder une équipe soudée

Réaliser des meetings réguliers, sans tomber dans la réunionite, est un point clé d'un management à distance réussi. Chez Comet et Playplay, les équipes interagissent pour définir leurs objectifs. Cela permet de conserver la motivation des collaborateurs, au même titre qu'une communication claire et régulière sur les avancements et les chiffres clés. Chez Yousign : « nos cofondateurs la présentent en live puis nous l'envoie. C'est un format que nous allons d'ailleurs garder».

Dans ces échanges le plus important est de faire preuve d'empathie et de transparence. Playplay parle d'une "culture remote", qui rassemblerait "L'empathie, L'esprit collaboratif et La transparence ». Une culture dans laquelle on prend le temps de "Partager de la reconnaissance et du feedback".

Inciter ses employés à être dans l'échange positif et constructif, ses managers à remercier leurs équipes pour le travail accompli et diffuser cette culture, est essentiel pour assurer un climat de confiance et une motivation commune en l'absence de lien physique. Pour conserver le lien, MakeMeReach incite de son côté ses employés à allumer leurs caméras lors des meetings.

Outre les meetings liés au travail, beaucoup de structures ont instauré une « routine informelle ». Des rencontres et des moments de partage "pour briser la solitude" en dehors du travail. Afterwork, lunch, coffee break, soirées déguisées, soirées jeux… tout est imaginable à distance. L'un des outils de prédilection pour organiser ces moments hors du travail : Donut, une extension de Slack qui permet de connecter aléatoirement plusieurs employés pour une pause café virtuelle. C'est un bon moyen de garder les équipes soudées, de pallier aux baisses de moral liées au confinement et de créer une bulle hors du travail où chacun peut se sentir libre de parler de ses ressentis.

Selon MakeMeReach "il a fallu ré-créer l'échange, car on ne profite plus de ces moments dans un couloir ou autour d'un café. La difficulté, c'est de recréer des moments collectifs qui ne sont pas du travail".

Partager les bonnes pratiques

Le surmenage en télétravail vient principalement du décloisonnement entre vie professionnelle et personnelle. Pour Comet, la solution pour réinstaurer une routine qui laisse la place à ces deux pans de vie, c'est de rassembler les conseils de "ceux qui le pratiquent depuis longtemps". Ils ont donc, tout comme Playplay, compilé un Guide de bonnes pratiques qu'ils ont transmis à leurs collaborateur afin d'instaurer une "routine partagée".

Quelques exemples :

  • Travailler sur certaines plages horaires et bloquer son calendrier sur les autres.
  • Séparer physiquement le lieu de vie du lieu de travail, et si cela est possible, séparer l'ordinateur de travail et de l'ordinateur personnel.
  • Couper les emails et les notifications en dehors des heures de travail.
  • Impliquer les proches pour qu'ils viennent nous "sortir" du travail si on est plongé dedans en ayant perdu la notion du temps.

De son côté, BAM a recueilli des tips auprès de ses équipes pour ensuite les compiler et les diffuser sous forme d'infographie. Chacun y donne des conseils sur l'organisation du travail mais également des inspirations pour le sport, la cuisine, des lectures, des découvertes musicales…

Et pour la suite ?

L'enjeu central au coeur de cette réorganisation du travail : la qualité de vie au travail, qui prend désormais une autre dimension.

Selon Comet, il faut pouvoir créer une compétition saine entre la vie au bureau et la vie en télétravail, et offrir aux employés la liberté de choisir les environnements dans lesquels ils sont les plus productifs et heureux.

Tout le monde n'a pas les mêmes besoins, et la période de confinement aura aussi été l'occasion pour chacun de faire mûrir sa réflexion personnelle. Certains qui pensaient passer au full remote réalisent peut-être que ce n'est pas fait pour eux, à l'inverse ceux qui pensaient ne jamais pouvoir le faire découvrent les vertus d'une routine de travail à la maison et de temps de trajet inexistant.

On peut être sûr que cette période aura révélé des envies de nomadisme digital, ou au moins de plus de flexibilité. Offrir cette liberté de choisir, c'est assurer l'épanouissement de chacun dans son travail et dans ses conditions de travail.


sources : Empreinte Humaine (2020), Enquête Santé Psychologique des Salariés et Confinement.

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